Organizar a pauta de reuniões como um conjunto de perguntas a serem respondidas durante o encontro pode tornar as conversas mais objetivas e ajudar a identificar quando uma reunião não é necessária. A mudança, apontada por reportagem da CNBC, concentra o objetivo do encontro e facilita a avaliação do resultado.

Quem e o que

Gestores e responsáveis por convocar reuniões são os principais envolvidos na reformulação da pauta. Em vez de listar tópicos, a recomendação é formular questões claras que precisam de resposta, o que obriga o organizador a definir o propósito do encontro e a selecionar apenas participantes cujas contribuições sejam essenciais para solucionar essas perguntas.

Como aplicar

Ao preparar a pauta, descreva cada ponto como uma pergunta a ser respondida. Durante a reunião, o progresso pode ser medido verificando se o grupo respondeu a todas as perguntas. Esse formato torna mais simples identificar responsabilidades e estabelecer se as decisões foram tomadas, além de orientar a participação de cada convidado.

Por que pode evitar reuniões

Se houver dificuldade em transformar um assunto em perguntas que justifiquem uma conversa, isso indica que o tema possivelmente pode ser resolvido por outro canal, como uma mensagem ou e-mail. Segundo a CNBC, esse critério contribui para reduzir encontros desnecessários e libera tempo para tarefas que exigem maior concentração.

Duração e número de participantes

Além de revisar o formato da pauta, é recomendável repensar a duração, a frequência e o número de participantes das reuniões. Muitos encontros seguem automaticamente períodos padrão de 30 ou 60 minutos mesmo quando poderiam ser concluídos em menos tempo. Reunir apenas as pessoas essenciais e manter o foco nas perguntas prioritárias ajuda a tornar as discussões mais objetivas, reduzir interrupções e aproveitar melhor o tempo da equipe.

Imagem: Divulgação

Adotar pautas em formato de perguntas, portanto, age tanto como ferramenta de foco durante a reunião quanto como critério para decidir se o encontro é realmente necessário, permitindo que as equipes destinem mais tempo a atividades complexas que demandam concentração.

Com informações de Fastcompanybrasil