Com a chegada de março, contribuintes iniciam a preparação para a declaração do Imposto de Renda 2026 e muitos recorrem a aplicativos para organizar documentos e informações. Especialistas apontam que a tecnologia auxilia no processo, mas é imprescindível reunir e conferir dados antes de escolher ferramentas digitais.

Quem, o que e quando

Contribuintes que precisarão declarar o IR em 2026 devem, desde março, começar a levantar informes de rendimentos, recibos e demais comprovantes. O primeiro passo não é baixar aplicativos, mas localizar os documentos onde já estão disponíveis.

1. Buscar as informações: onde estão seus documentos

Os informes de rendimentos são a base da declaração e normalmente estão disponíveis em aplicativos de bancos e corretoras, no portal de colaboradores das empresas e, para aposentados e pensionistas, na plataforma Meu INSS. Planos de saúde e instituições de ensino também fornecem relatórios anuais com os valores pagos no período, incluindo dados como CNPJ e identificação de dependentes.

Para evitar omissões, recomenda-se listar todas as fontes de renda do ano: aplicações em corretoras, recebimento de aluguéis, salários, entre outros. Esse levantamento inicial orienta a organização posterior das informações.

2. Classificar e organizar: transformar documentos em informação útil

Com informes, holerites e comprovantes em mãos, o próximo passo é organizar onde cada item deve ser declarado. Aplicativos de notas, como Google Keep, Evernote e Notion, ajudam a criar listas de verificação. Planilhas no celular (Google Sheets, Excel) permitem consolidar rendimentos e despesas em um único lugar.

Apps de controle financeiro, como Organizze e Mobills, facilitam a filtragem de despesas médicas, educacionais e outras dedutíveis. Mais importante do que a ferramenta escolhida é definir uma lógica de classificação: rendimentos, despesas dedutíveis, bens, dívidas e pagamentos realizados no ano. Essas categorias reduzem a chance de esquecer documentos, embora não substituam a conferência manual.

3. Salvar e proteger: garantir acesso e segurança

Na etapa final da organização, é recomendável digitalizar recibos e arquivos físicos com aplicativos como Adobe Scan ou Microsoft Lens, que geram PDFs e podem incluir reconhecimento de texto para facilitar buscas. Serviços de armazenamento em nuvem — Google Drive, Dropbox e OneDrive — permitem criar pastas por ano e por categoria, formando um histórico para declarações futuras.

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Também é aconselhável manter uma cópia da declaração entregue, incluindo o recibo de envio. A Receita Federal pode solicitar comprovações por até cinco anos, portanto manter os documentos organizados e com backup evita retrabalho e problemas posteriores.

Antes de preencher a declaração

Antes de iniciar o preenchimento, verifique se todos os informes de rendimentos foram baixados, se os valores conferem com extratos e comprovantes, se recibos médicos trazem CPF ou CNPJ dos prestadores, se dependentes e bens estão atualizados e se os documentos estão salvos em um único local com backup.

Seguir essas etapas ajuda a transformar documentos dispersos em um conjunto organizado de informações, facilitando o preenchimento correto da declaração do Imposto de Renda 2026.

Com informações de Infomoney