Com a abertura do período de declaração do Imposto de Renda 2026 (ano-calendário 2025), contribuintes devem redobrar cuidados para evitar a retenção da declaração pela Receita Federal, processo conhecido como malha fina. A retenção ocorre quando há inconsistências, omissões ou divergências nos dados informados, o que pode atrasar restituições e, em casos mais graves, resultar em cobrança de tributo, multa e juros.

O InfoMoney consultou a advogada tributária Francine Behn, sócia da MBW Advocacia, e o advogado tributarista e contador Gabriel Santana Vieira, sócio gestor na GSV Contabilidade, que indicaram medidas práticas para reduzir o risco de cair na malha fina. A seguir, as orientações principais:

1. Organize e categorize todos os documentos

Digitalize e faça backup dos comprovantes; separe pastas por tipo de rendimento e despesa e classifique conforme as fichas da Receita: Rendimentos Tributáveis, Rendimentos Isentos e Não Tributáveis e Rendimentos Sujeitos à Tributação Exclusiva/Definitiva. Guarde comprovantes de operações via Pix que tenham caráter de empréstimo entre familiares, devoluções ou repasses eventuais, pois movimentações bancárias são alvo de cruzamentos automáticos.

2. Use a declaração pré-preenchida como base, não como verdade absoluta

A declaração pré-preenchida facilita evitando erros de digitação, mas pode conter informações incompletas ou equivocadas de terceiros. Compare todos os valores com informes e extratos, especialmente o IRRF informado pelas fontes pagadoras.

3. Confira todos os informes de rendimentos

Antes de declarar, verifique se recebeu informes de empregadores, bancos, corretoras, previdência complementar, planos de saúde e outras fontes; confirme rendimentos, imposto retido e contribuições previdenciárias; e não esqueça fontes pagadoras antigas ou eventuais, como aluguéis e prêmios.

4. Informe todos os rendimentos de todas as fontes

A omissão de rendimentos é causa comum de retenção. Rendas de diferentes fontes são somadas no ajuste anual e podem elevar o contribuinte a faixas maiores, até a alíquota máxima de 27,5%, gerando imposto a pagar.

5. Tenha rigor com despesas médicas, especialmente reembolsos

Declare apenas despesas comprovadas por recibos ou notas fiscais, confira CPF/CNPJ dos prestadores e informe exatamente os valores. Descontar reembolsos de planos de saúde é obrigatório: declarar o valor bruto sem subtrair o reembolso inflaciona a dedução e aciona checagens. Procedimentos estéticos e medicamentos de farmácia, em regra, não são dedutíveis.

6. Declare rendimentos e despesas dos dependentes

Ao incluir dependentes, confirme que atendem aos critérios da Receita; some os rendimentos dos dependentes à base do titular e informe despesas médicas e educacionais com documentação. Rendimentos de estágio, bolsa ou aplicações do dependente também devem constar.

7. Evite duplicidade de dependentes entre pais e responsáveis

Com CPF obrigatório dos dependentes, a Receita cruza informações e identifica declarações duplicadas. Em casos de pais separados, apenas um pode incluir o filho como dependente; o outro pode deduzir pensão alimentícia formalizada.

8. Avalie se vale a pena declarar o dependente em separado

Simule cenários com o dependente incluído na declaração do titular e com declaração própria do dependente. A dedução por dependente e despesas associadas nem sempre compensam o acréscimo de rendimentos à base do titular.

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9. Revise minuciosamente antes de enviar

Erros de digitação, números invertidos ou campos preenchidos incorretamente são comuns. Revise todas as fichas, dados cadastrais, valores, bens, direitos, dívidas e rendas antes da transmissão.

10. Retifique assim que identificar erro

Se notar omissões ou equívocos após o envio e antes de fiscalização formal, apresente declaração retificadora para corrigir rendimentos, despesas, bens ou dependentes. A retificação voluntária reduz risco de autuações mais severas.

11. Monitore a restituição

O acompanhamento da restituição pode indicar análise em curso: verifique inclusão em lotes, pendências que bloqueiam pagamento e se a declaração foi retida. A ausência da restituição em lotes previstos pode sinalizar análise mais detalhada.

12. Acompanhe a situação no e-CAC e atente-se às comunicações da Receita

Após transmitir, consulte o extrato no e-CAC para saber se a declaração foi processada, identificar pendências e visualizar notificações. A Receita pode emitir avisos, cartas, intimações eletrônicas e solicitar documentos; ignorar essas comunicações aumenta o risco de multas e medidas mais graves.

13. Guarde comprovantes por pelo menos cinco anos

Mantenha arquivos de informes de rendimentos, recibos de despesas médicas, comprovantes de educação, documentos de bens e direitos, extratos de investimentos e comprovantes de transferências relevantes (especialmente via Pix) pelo mínimo de cinco anos, para responder a eventuais questionamentos futuros.

Especialistas observam que a malha fina em 2026 funciona com cruzamentos de dados mais complexos e em maior escala. A Receita usa bases como E-Financeira, dados de cartões de crédito, DIMOB, DMED, informações de planos de saúde, DIRF e EFD-Reinf para detectar incoerências entre renda declarada, fluxo de caixa e evolução patrimonial.

Seguir as práticas indicadas — organização de documentos, conferência rigorosa e acompanhamento pós-envio — ajuda a reduzir a probabilidade de retenção e facilita a regularização caso a Receita sinalize inconsistências.

Com informações de Infomoney