Proprietários de pequenos escritórios de arquitetura e engenharia enfrentam uma decisão importante ao contratar mão de obra: manter funcionários no regime CLT ou terceirizar serviços por meio de pessoas jurídicas (PJs) e freelancers. A opção não afeta apenas o custo operacional imediato, mas tem reflexos diretos na carga tributária, na margem de lucro e nos riscos trabalhistas, sobretudo quando a empresa está enquadrada no Simples Nacional.

Tributação e o papel do “Fator R”

Escritórios dessas áreas costumam ser tributados pelo Anexo V do Simples, com alíquota inicial de 15,5% para receitas de até R$ 180 mil por ano. À medida que o faturamento sobe, as alíquotas aumentam — por exemplo, empresas com receita de R$ 200 mil anual entram na faixa de 18%, e o teto pode chegar a 30,5% para quem fatura entre R$ 3,6 milhões e R$ 4,8 milhões.

A legislação permite, entretanto, que empresas migrem do Anexo V para o Anexo III — cujas alíquotas começam em 6% — quando o gasto com folha de pagamento é relativamente alto em relação ao faturamento. Esse cálculo é feito pelo chamado “Fator R”, que divide a folha dos últimos 12 meses pela receita bruta no mesmo período. Se o resultado for 0,28 (28%) ou mais, a empresa pode ser enquadrada no Anexo III; caso contrário, permanece no Anexo V.

Na composição da folha entram salários de funcionários CLT, pró-labore dos sócios e encargos trabalhistas como FGTS e INSS. Pagamentos a PJs ou a freelancers não são computados no Fator R, e, no caso de freelancers pessoa física, a empresa também deve recolher 20% de INSS patronal sobre o valor pago.

Riscos e modalidades de contratação

Além do aspecto tributário, existe risco jurídico relevante quando a contratação via PJ disfarça vínculo empregatício — situação que configura subordinação, pessoalidade e dependência econômica e pode gerar processos trabalhistas. Em termos práticos, o impacto das diferentes modalidades pode ser resumido:

  • CLT: gera custos com FGTS, férias, 13º salário e encargos, mas esses valores entram na massa salarial e ajudam a elevar o Fator R;
  • PJ parceira: os pagamentos são considerados despesa operacional e não contribuem para o Fator R;
  • Freelancer pessoa física: não conta para o Fator R e implica recolhimento de 20% de INSS patronal.

Exemplo prático

Um escritório com faturamento mensal de R$ 50 mil (R$ 600 mil ano) e custo fixo de R$ 14 mil mensais com equipe ilustra o efeito. Se toda a contratação for por PJs, esses R$ 14 mil entram como despesa operacional, o Fator R fica abaixo de 28% e a empresa permanece no Anexo V, com alíquota de 19,5%, resultando em imposto mensal de R$ 8.925 após deduções.

Se os mesmos R$ 14 mil forem registrados como folha CLT, o Fator R alcança 28% e viabiliza a migração para o Anexo III, onde a alíquota seria de 13,5% e o imposto cairia para R$ 5.280 por mês, após deduções. A diferença entre optar por 100% PJ ou 100% CLT nesse exemplo seria uma economia de R$ 3.645 mensais no imposto do Simples, segundo Milton Fontes, sócio do Peixoto & Cury Advogados: “Portanto, antes de fechar uma contratação, o cálculo na ponta do lápis deve envolver não só o RH mas também o planejamento tributário”.

Imagem: Divulgação

Alternativas e recomendações

Para melhorar o Fator R sem necessariamente aumentar o quadro de funcionários, uma alternativa legítima é elevar o pró-labore dos sócios, já que esse valor integra a folha de pagamento. É preciso, contudo, calcular o impacto do INSS e do Imposto de Renda sobre esse aumento para verificar se a manobra resulta em economia líquida.

Fontes indica que um modelo híbrido costuma equilibrar imposto, margem e risco jurídico: manter contratações CLT e pró-labore suficientes para garantir Fator R acima de 28% e usar PJs apenas para projetos pontuais ou parcerias técnicas genuínas.

O tema do Fator R e suas implicações se aplica a várias atividades listadas na resolução do Simples e merece análise conjunta de recursos humanos e planejamento tributário antes de decisões de contratação.

Com informações de Investnews